読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

DroidKaigi 2016の運営スタッフをしてきた〜受付ができるまで〜

2016/2/18-2/19の2日間で行われたDroidKaigiのスタッフをしました。
大変多くの方にご来場いただき、また無事終了しホッとしています。

全体を通してはOECさんのblogが詳しいのですが、
自分の活動や感想、学びや気付きを書ける範囲で書いてみます。

きっかけ

友人に誘われ昨年11月頃に運営スタッフにjoinしました。
前回のDroidKaigiを想像していたので、大規模化していて若干マジかよと思いましたw
私は気付けば受付責任者の役割で、色々取り仕切ってました。

受付ができるまで

11月

joinしたものの、何もせず1ヶ月が過ぎ「焦る」時期でした。
「自分で時間を作って動かないと何も進まない」という当然のことに気付いたのです…
仕事は予め時間が確保されている一方、こちらの活動をするには生活リズムを変える必要性を感じました。

ただ経験が無いために進捗がヤバいのかもわからず、漠然とした不安感でした。
反面教師として100人以上の行列が出来てしまった動画を紹介され、
ちゃんとしないと講演に影響が出るという恐怖だけはありました。

12月

一般参加者の募集を開始すると一瞬で埋まり「期待に応えねば!」とやっと火が付き、「決める」時期になりました。

会場の下見に行きましたが、日程が平日の昼間で驚きました。
しかしよく考えれば大学の開いている時間なのは当然で、想像力不足を反省しました。

いつどこで誰をどうやって受付するか全く白紙だったのを決めきり、焦りは無くなりました。
検討中、イベント全体の時間変更という大きな仕様変更が入る可能性が浮上しましたが、
東工大側の柔軟な対応のおかげで回避でき、大変感謝です。

1月

決定事項を資料化し「書く」時期、未決定事項や問題を潰し「詰める」時期でした。
万が一当日自分が行けなくてもまわるようにマニュアルを書いたら、
12ページというかなりのボリュームになりました。

枠が8種類、最大600人近くを50分で捌くため、いかに簡略化するか、
来場者に協力いただくか、人員体制等を考え手を打ちました。

他の担当者との調整事項も多く、色んな方と関われたのは楽しかったかなと思います。
2度目の下見に行き、スペースが足りないという比較的大きな問題も解決の目処が立ち、安心しました。

2月

検討事項はほぼfixし「物の準備」「連絡」「突発対応」が中心の時期に。
名札の組み立ては予想の3倍程度の工数がかかり、見積もりの難しさを感じました。
事前準備は人手と時間で解決出来ますが、当日作業は正しく見積もりたいところです。

会場が広くなり「全員が確実に通る場所」が受付しか無いため、
新たな配布物や注意事項などが受付に集中しがちで、溢れないようコントロールしました。
スタッフ用の名札腕章の準備など、裏方の裏方もしてました。

当日

朝の設営に若干手間取りましたが予定通りに受付を開始、
参加者・スタッフ皆さまのご協力のおかげで、概ねスムーズな受付が出来ました。

受付では遺失物管理もしており、2日間で20個近く届きました。みんな落し物気をつけてね!
また指を少し怪我した方が来られ、密かに用意していた救急セットも役立ちました。
講演には関わらないものの、細やかな心配りで安心できるイベント運営を支えられたかなと思います。

アフターパーティ

壇上からは皆さんの笑顔がよく見えて、控えめに言って最高でした!
スタッフ業が初めてなのもあり、こんなに大変なのかと少し後悔したときもありましたが、
メンバーに「メインで活躍してた」「イベント慣れしてるんだと思ってた」
と言ってもらえて嬉しかったです。

f:id:Gateau:20160221162114j:plain

気付き

  • 運営側をすることで、参加者側のときにすべきことがわかるようになりました。
  • 主体性・計画性・決断力・行動力の重要性を感じました。
  • 実はお祭り好きという自分の新たな一面に気付きました。文化祭とかサボるぐらい苦手だったのに。
  • 「喜ぶ相手が見えること」が自分のモチベーションの源であると気付きました。
  • YAPCの牧さんに、書籍「カンファレンス運営の本当の裏側」を紹介いただいたのも良かったです。とても参考になりました。
  • 自分はよく安定型と評価を受けるので、今回の役割に向いてたと後で気付きました。着々とリスクを潰し安定した準備でした。(逆に間際に怒涛の勢いで作り上げるアプリ班もカッコ良かったです)

もし運営スタッフに興味がある方は、一度挑戦してみると学びがあるかと思います。
自分は凝り性でつい色々手を出しましたが、無理強いされることはありません。
適材適所で分担していて作り上げていくのは気持ちよかったです。
講演者やスタッフはスーパーエンジニアばかりだし、たくさんのつながりを持てたのもとても嬉しく思います!

色々至らない点はありましたが、無事終了して本当に良かったです!
ご協力いただいた皆さま、ありがとうございました!